Удобная система электронного документооборота — прозрачность и контроль

Система автоматизации электронного документооборота: цифровой контроль, скорость и прозрачность процессов

Система автоматизации электронного документооборота — это цифровое решение, которое позволяет компании избавиться от бумажных документов, ручной передачи, потерянных согласований и бесконечных переписок. В Devrum мы проектируем и внедряем системы ЭДО под ключ: от проектной документации и бухгалтерских актов до служебных записок и внутренних регламентов. Автоматизация документооборота — один из самых быстрых путей к оптимизации затрат, прозрачности процессов и росту управляемости.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это система, в которой документы создаются, согласуются, подписываются, хранятся и отслеживаются в цифровом виде. Это не просто «скан в PDF». Это полноценный цифровой жизненный цикл документа:

• создание и регистрация;
• маршрутизация и согласование;
• подписание (в том числе ЭЦП);
• архивирование, хранение, доступ и отчётность.

Система автоматизации электронного документооборота устраняет хаос в согласованиях, потери времени и риски человеческого фактора.

Какие задачи решает система ЭДО

• сокращает время на согласование договоров, актов, заявок и отчётов;
• обеспечивает прозрачность всех процессов — видно, где “завис” документ и кто в ответе;
• исключает потери документов — всё хранится централизованно и с резервным копированием;
• снижает юридические риски — все действия зафиксированы, есть история и хронология;
• обеспечивает удалённую работу — документы можно согласовывать и подписывать из любой точки мира;
• ускоряет аудиты, проверки, управление бизнесом и внутренний контроль.

Какие документы можно включить в систему ЭДО

• договора и дополнительные соглашения;
• акты, счета, накладные;
• заявки на оплату, закупки, командировки, отпуск;
• служебные записки, распоряжения, приказы;
• внутренние регламенты, инструкции, формы отчётности;
• документы с ЭЦП: отчёты, декларации, внешние документы.

Что включает система автоматизации ЭДО

• Централизованное хранилище — единая база всех документов с поиском, фильтрацией, метками, доступами;
• Маршруты согласования — настройка цепочек по ролям, сценариям, организациям, отделам;
• Интеграции — 1С, бухгалтерия, платёжные системы, ЭЦП, СБИС, Диадок, СЭД, CRM, BI;
• Уведомления и контроль — дедлайны, статусы, оповещения о задержках или завершениях;
• Безопасность — разграничение прав, шифрование, контроль версий, история изменений;
• Подпись и обмен — встроенная электронная подпись, работа с внешними контрагентами;
• Архив и аналитика — отчёты по срокам, сотрудникам, отделам, видам документов.

Как проходит внедрение системы ЭДО в Devrum

1. Аудит процессов

Изучаем, как сейчас создаются, обрабатываются и согласуются документы. Карта документооборота показывает узкие места, задержки, потери и дублирование.

2. Проектирование системы

Разрабатываем архитектуру: роли, маршруты, типы документов, права, шаблоны. Создаём логику автоматизации и связи с другими системами.

3. UI/UX-дизайн

Создаём интерфейсы для удобной и быстрой работы: поиск, фильтры, сортировка, визуальные маршруты, понятные статусы, комментарии и прикрепления.

4. Разработка и интеграция

Реализуем систему: API, базы данных, визуальные панели, вход через LDAP, SSO или внешний ID. Интегрируем с 1С, СБИС, Диадок, почтой, облаками.

5. Обучение и внедрение

Обучаем сотрудников, подключаем ЭЦП, запускаем этапно по документам и отделам. Помогаем перейти с бумажных форм и параллельно ведём поддержку.

6. Поддержка и развитие

Добавляем новые типы документов, гибко изменяем маршруты, масштабируем систему на другие подразделения, регионы и проекты.

Интеграции с другими системами

• 1С: автоматическая загрузка счетов, актов, заказов;
• СБИС, Диадок, Контур: двухсторонний обмен подписанными документами;
• CRM: привязка документов к сделкам, клиентам, задачам;
• ERP: интеграция с заказами, оплатами, складами;
• Бухгалтерия: синхронизация операций, сверка первички;
• BI: визуализация сроков, загруженности, этапов и рисков;
• MS Exchange, Gmail: уведомления, сканы, автоматический импорт писем и вложений.

Когда пора внедрять ЭДО

• если ваши договоры ходят по отделам неделями, и никто не знает, где они «зависли»;
• если сотрудникам приходится бегать за подписями и пересылать сканы по почте;
• если вы теряете документы, сроки или не можете быстро найти нужную версию;
• если при проверках возникает паника — не хватает истории, хронологии, подписей;
• если компания работает удалённо или в нескольких городах;
• если вы устали от бумаг, повторов и людских ошибок.

Почему Devrum

• Понимание процессов — мы знаем, как работают документы в реальной компании;
• Тонкая настройка — каждая компания получает маршруты и роли под себя, без шаблонов;
• Интеграции — легко связываем ЭДО с любыми другими системами в компании;
• Простота для пользователя — работаем над UX так, чтобы никто не саботировал систему;
• Масштабируемость — система растёт вместе с бизнесом, от 20 человек до 2000.

Документы не должны тормозить бизнес

Система автоматизации электронного документооборота от Devrum — это не просто цифровой архив. Это инструмент управления, контроля и ускорения. Мы превращаем хаос в управляемый поток, а согласование — из “бутылочного горлышка” в точку эффективности. Всё — с учётом процессов, людей и интеграций.

Свяжитесь с нами — и мы покажем, как построить ЭДО, которое сэкономит сотни часов и тысячи рублей каждый месяц.